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Modelo de Gestão

Buscar instrumentos que atendam ao processo de gestão organizacional torna-se essencial para qualquer empresa, principalmente no setor sucroalcooleiro que é um mercado de commodities.

Para tanto, o processo de gestão é entender a empresa sob um enfoque sistêmico, identificando-a como um sistema que transforma insumos em produtos com valor agregado. Neste modelo é de essencial importância a integração das áreas agrícolas, industriais, comerciais e administrativas  considerando compras, recursos humanos, finanças e as demais áreas de apoio operacional.

Um fator relevante para a compreensão deste processo de gestão é o conhecimento de alguns conceitos.

A cultura organizacional, entendida como o conjunto de princípios, crenças e valores partilhados por um grupo de pessoas em uma empresa, tem como um dos principais formadores o Modelo de Gestão.

O Modelo de Gestão, em muitas empresas, apesar de não estar formatado em documentos, existe em toda organização, uma vez que pode-se perceber que toda atividade desenvolvida em qualquer delas, obedece a uma estruturação ou padronização mínima, resultante das normas que compõem um modelo de gestão.

A interação do modelo de gestão e da cultura organizacional é fundamental para o nível de eficácia obtido nas atividades desenvolvidas na empresa, pois é o principal orientador da forma como as coisas devem acontecer. O modelo de gestão ideal, a ser apresentado de forma reduzida neste trabalho, permite determinar em linhas macros a forma de gestão que a empresa vai ser administrada em função das característica do negócio de produção de açúcar, álcool, e energia elétrica.

Objetivo do Modelo de Gestão

O modelo de gestão é um conjunto de princípios (objetivos, organização da empresa, delegação , responsabilidades e avaliação de desempenho) que devem assegurar que os objetivos serão alcançados e os riscos minimizados, tendo em vista sua eficácia (fazer a tarefa certa) e eficiência (fazer certo a tarefa).

O modelo de gestão inclui o processo de tomada de decisão fundamentado no Planejamento, Execução e Controle, para a maximização dos resultados operacionais, financeiros e econômicos.

Ao Gestor cabe definir e acompanhar como a empresa está caminhando e subsidiar os tomadores de decisão a atingir os objetivos definidos no modelo de gestão.

  • Os objetivos do modelo de Gestão de Gestão visam:
  • Garantir que os tomadores de decisão da empresa tenham uma percepção clara do modelo de gestão, suas responsabilidades na tomada de decisão e os impactos das decisões tomadas no resultado da empresa;
  • Informar os responsáveis operacionais sobre o processo de gestão e seus fins;
  • Formar os futuros controladores de gestão e operacionais a fim de que participem na implementação do modelo de gestão e que os gerentes operacionais saibam utilizá-los da melhor forma possível;

Processo de Implantação

do Modelo de Gestão

Etapas da implantação:

  • Plano de Negócio – O plano de negócio é o instrumento básico a ser seguido e utilizado como premissa para o Modelo de Gestão.
  • Análise detalhada das informações necessárias dos tomadores de decisão.
    > Objetivos: Volume de vendas, rendimento, produtividade;
    > Informações Operacionais: hora/máquina, quantidade fabricada e vendida;
    > Informações Financeiras: custos fixos e variáveis , preço
    > Índices: Produtividade, Rentabilidade, Liquidez;
  • Análise das variáveis macroeconômicas e benchmaking.
  • Concepção e Implantação do modelo.
  • Assegurar o funcionamento do modelo de gestão e que seja efetivamente utilizado.

Planejamento Agrícola

Nesta fase inicia-se a definição do planejamento de produção de cana de açúcar, de modo a garantir o abastecimento de matéria prima de boa qualidade e custos viáveis para a unidade industrial.

Esta etapa contempla informações estratégicas, cobrindo um horizonte de curto prazo, abordando aspectos operacionais, compreendidos no período de um ano safra.

Como resultado deste trabalho, serão elaborados planos de produção com as respectivas alocações de recursos.

As diretrizes da empresa orientam as decisões básicas, tais como; o ambiente físico, composto do clima, solo, planta, sobre o qual se devem combinar as tecnologias apropriadas e disponíveis economicamente, considerando sempre a lucratividade da empresa.

A partir destes fundamentos estabelece-se um sistema de produção, que pode ser entendido como um conjunto de práticas agrícolas seqüências que viabilizam determinada produção.

Este sistema de produção permite que se atinjam as metas empresariais em termos de quantidade e qualidade de matéria prima.

Planejamento Industrial

O planejamento da produção busca a definição de um sistema de trabalho com o objetivo de executar os planos de produção fixados, ou seja, estabelecer um procedimento para ação das operações industriais que compõem o processo como um todo.

Detalhadamente visa estabelecer um fluxo constante de matéria prima, de insumos, de materiais  de processo e de produtos finais e efluentes, aliando-se a este fluxo níveis ótimos de eficiência, em cada fase e no processo como um todo.

Parâmetros básicos necessários e esperados para o alcance das metas de produção de açúcar e álcool tais como deverão ser definidos:

  • Características básicas de matéria prima e produtos intermediários de processo;
  • Rendimento de cada fase do processo ( extração do caldo, fermentação, destilação, etc) deverão ser perseguidos para uma gestão eficiente e eficaz.

Controle Operacional

O controle operacional da usina é constituído de uma das responsabilidades mais importantes para a gestão do negócio. Sem um controle será  impossível qualquer intervenção no processo produtivo, visando eventuais desvios das metas estabelecidas no processo de planejamento. É através do controle que os gestores deverão assegurar que as operações sejam executadas dentro dos padrões de qualidade e de eficiência aceitáveis ao nível de tecnologia da produção.

A função de controle somente tem razão de existir desde que alicerçada no planejamento, tendo como finalidade primordial o acompanhamento de metas estabelecidas no planejamento, possibilitando continuamente avaliações, informações  para revisões e correções, permitindo a tomada de medidas corretivas e gerando subsídios para o replanejamento.

O Modelo de Gestão enfatiza também a determinação de padrões de desempenho em função dos padrões tecnológicos e operacionais. Os padrões tecnológicos adotados no planejamento referem-se a valores estabelecidos e suas variações máximas permitidas que caracterizam os produtos intermediários e finais. Exemplificando : Brix do caldo misto, Pol do bagaço, umidade do bagaço, Brix do mosto, graduação alcoólica do vinho e outros.

Os padrões operacionais estão relacionados aos equipamentos, que possuem características próprias operacionais e necessitam ser continuamente controlados.

A maioria dos equipamentos permite regulagens que afetam o seu desempenho, as quais são estabelecidas previamente e controladas no decorrer da safra.

Exemplificando, podemos destacar regulagens das moendas em termos de pressão e rotação, pressão das caldeiras e outros.

Normas e Regulamentos

O modelo de gestão, através do planejamento operacional para sua execução e funcionalidades, estabelece uma série de normas e regulamentos com o objetivo de definir diretrizes para o comportamento humano e coletivo dos diferentes segmentos do processo produtivo.

Alguns aspectos prioritários deverão ser controlados e as normas e regulamentos por eles estabelecidos devem servir de base para o desenvolvimento do controle; tais como :

  • Características do trabalho com relação a horários, número de turnos, sistema de revezamentos e outros.
  • Hierarquia funcional, estabelecendo superiores e subordinados imediatos;
  • Normas de segurança do trabalho;

O conhecimento destes aspectos permitirá o controle de desempenho dos indivíduos, possibilitando avaliações sobre a necessidade de treinamento, promoções e substituições de funcionários.

Outro ítem fundamental para a gestão do negócio refere-se às políticas organizacionais, que deverão ser definidas no planejamento estratégico da empresa porque decisões serão tomadas nos diversos níveis organizacionais.

As políticas podem ser explícitas, isto é, estarem formalmente redigidas em documentos, ou serem implícitas, isto é, serem informalmente do conhecimento dos membros da empresa. Em ambos os casos, são importantes elementos que influenciarão o sistema de controle da Usina.

A avaliação de desempenho dos gestores e de seus subordinados mais diretos está diretamente relacionada com o grau de concordância que suas decisões tenham em relação às políticas da empresa.

Mesmo que as políticas não sejam explícitas o gestor deve se preocupar em controlar o grau de aderência de suas decisões, bem como dos chefes sob sua subordinação, em relação às políticas de recursos humanos, de fornecimento de matéria-prima, de aquisição de insumos e serviços, manutenção e utilização de equipamentos, de inovações tecnológicas e outras.

Conclusão :

Para a elaboração e implementação de qualquer modelo de gestão é necessário conhecer a equipe de gestão que deverá “fazer acontecer” e “como a empresa deve ser administrada” definida pelos acionistas.

As crescentes exigências do mercado, aliado às pressões exercidas dentro da cadeia de produção sucroalcooleira, o modelo de gestão visa tornar-se o manual de gestão da empresa, que deverá ser seguido por toda equipe da Usina. Entre os resultados esperados estão à confiabilidade da tomada de decisão, o aumento da eficiência gerencial, bem como a redução de custos e a sincronia entre as tomadas de decisão e o planejamento.

Portanto a definição do modelo de gestão focado no planejamento e controle possibilita uma tomada de decisão e controle de desempenho estabelecido e aprovado previamente pelos acionistas.

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